Timemanagement, waarom?

Wanneer timemanagement in mijn leven kwam

Vroeger op school kreeg ik voor het eerst te maken met verschillende niveaus van timemanagement. Wat begon met een rooster en deze te combineren met een agenda, mondde uit tot het maken van eigen planningen voor het behalen van deadlines. Hoe dan ook, ik ben dankbaar voor deze vroege lessen. Want:

Jong geleerd is immers oud gedaan toch. 

Wat iemand in zijn jeugd leert, is een leidraad voor het leven. (Bron: Ensie.nl)

Maak gebruik van een stappenplan

Om goed om te kunnen (leren) omgaan met tijd, zijn er verschillende stappen die hierbij kunnen worden ingezet. Deze 10 stappen lijken vrijwel logisch en makkelijk, de uitvoering kan weleens een uitdaging zijn. 

Even een reality check: hoe vaak hoor je iemand niet zeggen: “Och, daar heb ik nu geen tijd voor?” of “Dat red ik nu echt niet in tijd om erbij te hebben?”.

Er zitten 24 uren in 1 dag, 168 uren in 1 week, ongeveer 730 uur in 1 maand en ongeveer 8.765,8 uren in 1 jaar. 

Daar moet toch genoeg tijd in zitten, zou je denken? Zeker wel, al voelt het soms niet zo. We moeten die tijd enkel goed benutten. 
Daarom deel ik hier enkele tips met jullie om de tijd beter te kunnen organiseren, zodat je die tijd productiever kunt benutten. Probeer deze 10 tips voor timemanagement te implementeren in jouw dagelijkse routine en zie wat er gebeurt… 

10 Tips voor timemanagement

1. Begin met een leeg hoofd
2. Maak een To Do List
3. Stel je prioriteiten
4. Beperk je afleiding
5. Pas op met multitasken
6. Voorkom uitstelgedrag
7. Gebruik een agenda of een planning
8. Het positieve effect op “Nee”
9. Zorg dat je de tijd in de buurt hebt
10. Ken je deadlines

1. Begin met een leeg hoofd.

Als je net zo’n ideeën generator bent als ik, dan kan gelijk de eerste stap al wat uitdagingen opleveren. Maar het is wel van essentieel belang!
Probeer erover na te denken wat jouw dag compleet of voldaan maakt.

Wat is voor jou de definitie van een "goede dag"? 

Start je dag met dit in je achterhoofd, zodat je kunt nadenken over datgene wat vandaag gedaan moet zijn. 
Je kunt je hoofd leegmaken door de avond ervoor op te schrijven wat de taken van de volgende dag zijn. Stel desnoods een reminder in op je telefoon, of maak er een notitie van. Dan weet je waar je de volgende dag mee moet beginnen.  

Voor mij werken die reminders helemaal prima. Dit kan erbij helpen om op de juiste koers te blijven, omdat je gestructureerd je dag begint. Persoonlijk heb ik meerdere reminders aan te staan, zodat ik in de loop van de dag een check kan doen of ik nog wel op schema loop. 

Wat ik weleens doe om mijn hoofd leeg te krijgen

Hoofd leegmaken tijdens een wandeling.
Voordat ik echt aan mijn werk begin ga ik eerst even naar buiten. Even lopen en mijn hoofd verlossen van de hersenspinsels die daar even niet horen. Door de lucht te zien, te voelen, zelfs te ruiken, net als de bomen waar ik langs loop, raak ik ontspannen. Hierdoor stap ik effectiever in mijn werk.

2. Maak een To Do List

Maak daarom een to do list en belangrijker nog: houd je er ook aan! Het hanteren van een takenlijst kan z’n voordelen hebben, door in ieder geval het belangrijkste werk gedaan te krijgen in het tijdsvlak dat je daarvoor hebt gereserveerd. 
Het leuke van een to do list is het afstrepen. Hoe meer taken je door kunt krassen, hoe meer voldaan je je voelt. Althans, zo werkt het wel bij mij.
Je kunt gebruik maken van een papieren to do boekje. Maar ook zijn er verschillende online apps die je hierbij kunt gebruiken. 
Hoe meer je van je lijstje af ziet gaan, hoe gemotiveerder je zult zijn om de rest er ook vanaf te krijgen. 
Maar wees realistisch: het geeft niet als je niet alles van je takenlijst afkrijgt in één dag tijd. Voor de taken die overblijven is weer een nieuwe dag. Schuif alleen geen werk van je af! Van uitstel komt afstel… Daar kom ik later op. 

3. Stel je prioriteiten 

Wanneer je de to do list hebt opgesteld, bekijk dan goed wat voorrang heeft en wat eventueel nog kan wachten tot een volgende dag. 

Wat ik vaak doe

Eerst schrijf ik alles op wat ik op die dag (het liefst) gedaan wil hebben. Vaak komen deze ideeën bij mij op als ik ga slapen…
Die lijst die ik de avond ervoor heb samengesteld, screen ik begin van mijn volgende werkdag door. Vaak komt er nog een taak bij, of valt er zelfs iets af. Vervolgens ga ik nummeren. Wat heeft de hoogste prioriteit en wat de laagste?

TIP: Nummer je taken voor de dag. Je kunt het nummeren van 1 tot 10 of juist van 10 tot 1 (als jouw prio getal maar duidelijk is). Je kunt ook kleuren gebruiken. Gebruik wat overheersende kleuren (rood, knalroze, blauw, groen) voor de hoogste prioriteit en gebruik wat zachtere kleuren (zachtroze, zachtgroen, geel) voor de mindere prioriteit.  

Kies in ieder geval een methode waarvan je niet veel wordt afgeleid. Het moet de druk niet hoger leggen dan nodig. 

4. Beperk je afleiding

Over afleiding gesproken: herken jouw stoorfactoren en sluit deze zoveel mogelijk uit. 
Verschillende factoren kunnen voor afleiding zorgen. Van te veel kleuren op je scherm, rommel op je bureau, tot aan het geluid van spelende kinderen buiten in een speeltuin.

De belangrijkste afleider is vaak nog de telefoon. We zijn te afhankelijk van onze telefoon en ondertussen is het een beetje verweven geraakt in onze natuur: we kunnen niet meer zonder. Althans, de meesten van ons. 
Terwijl we een computer voor ons neus hebben staan, zijn we alsnog geneigd naar onze telefoon te grijpen als we iets online willen opzoeken. Hallo! Gebruik de browser van je computer gewoon! 
Maar ook zodra we het een pingeltje horen afgaan of als we denken dat de telefoon trilt (Phantom vibration syndrome, ofwel fantoomvibratiesyndroom), dan grijpen we gelijk naar onze telefoon. Nog erger, we voelen ons vaak genoodzaakt om meteen te reageren op iets ook! En 1 berichtje wordt vaak 2 berichtjes, dit worden en weer 3 en zo ben je voor een bepaalde tijd gezellig in gesprek met je vrienden… 

TIP: zet je telefoon op stil. Ook van de vibratiestand. Leg je telefoon liever ook ergens waar je niet zo gauw bij komt. Begrijpelijk als je voor je werk afhankelijk bent van je telefoon. Soms moet je bereikbaar blijven. Maar stel je prioriteit, op wie en wanneer reageer je.  

Wat ik meestal doe:

Ik bouw een blokje in van 10 minuten na bijvoorbeeld een half uur werken. Die 10 min benut ik om mijn blaas te legen, iets te drinken te pakken én om even op mijn telefoon te kunnen kijken. Mocht ik een gesprek of bericht hebben gemist wat echt niet kan wachten tot een paar uur later, dan kan ik daar mooi in mijn ‘break’ op reageren. Wanneer het een zakelijk telefoontje of berichtje is, bepaal ik aan de hand van de tijd die ik inschat om te reageren, of ik een plek in mijn dagschema reserveer om daar alle aandacht voor te benutten. Ook dit hoort bij het prioriteren.

Oh en nog een TIP: zet ook de melding uit van je e-mail op de computer. Zowel het geluid als de pop-ups. Ook dit behoort bij de grote afleiders. 

Don’t be busy,
Be productive

Geen tijd om jouw tijd te managen?
Zet een Virtuele Ondersteuner in!

5. Pas op met multitasken

Dit is voor mij een grote uitdaging. Ik ben het gewend om meerdere taken tegelijk op te pakken. Heerlijk om zo flink wat af te wisselen. Valkuil hierin kan zijn dat je bepaalde taken net niet in alle volledigheid hebt kunnen uitvoeren. Je kunt misschien zelfs het overzicht hierin kwijtraken. Dus, voorkom liever dat je te veel taken tegelijk op gaat pakken. 
Hoe dan ook, afwisseling in taken is zeker niet af te raden. Maar, probeer hier te prioriteren, zoals bij punt 3 is beschreven. 
Voorkom dat je achteraf nog zoveel moet over doen of corrigeren, omdat je te veel tegelijk en door elkaar hebt uitgevoerd. Je bent dan als een wervelwind door je werk heen gegaan en het lijkt alsof je heel wat hebt afgerond, maar in werkelijkheid komt sommige werk als een boemerang weer bij je terug. Denk aan spelfouten, afspraken die te veel overlappen of zelfs cijfers in de administratie die alsnog foutief zijn ingevoerd. Dat wil je toch niet?
Dus benut je tijd goed door je taken te prioriteren en gestructureerd uit te voeren, zodat het je daadwerkelijk ook tijd gaat schelen.
Bovendien zul je je werk waarschijnlijk eerder en in één keer af hebben, als je tussendoor niet ineens iets anders oppakt. Lees nog maar eens punt 4: voorkom afleiding 😉

6. Voorkom uitstelgedrag 

Want van uitstel, komt meestal afstel…, weet je nog? 

Uitstellen lijkt een beetje in onze natuur te zitten. Het komt vaker voor dan we ons realiseren. Ik kan uit ervaring spreken dat ik heel soms de neiging heb gehad een tikkeltje expres iets laat liggen, zodat ik dichter bij de deadline ineens productiever onder druk werk. Niet doen! Voorkom dit soort scenario’s. 

1. De planning komt daarmee in de war;
2. Je brengt chaos in je werk
3. Waarschijnlijk raak je het overzicht een keer kwijt

Need I say more?

Bovendien, weet je nog hoe lekker het voelt om je taken van het lijstje af te kunnen strepen? Geloof me, dat voelt echt prettiger, dan iedere dag weer diezelfde onvoltooide taken te zien staan. Uiteindelijk blijven we redenen zoeken om die taken dan maar helemaal niet uit te voeren. Weet de gevolgen hiervan! Voor jezelf, maar ook van een klant, een collega of opdrachtgever. 

7. Gebruik een agenda of planning 

De To Do List hebben we al gehad bij punt 2. Een stap verder is eigenlijk de ‘old-school’ agenda. Het kost even doorzettings- en planvermogen, maar probeer een to do list voor iedere dag te maken. Een hele week of maand misschien zelfs. 

Tegenwoordig zijn zo’n beetje alle telefoons geïntegreerd met een kalender/agenda die je gemakkelijk kunt synchroniseren met je Google, Outlook of een andere account. Zelf heb ik de Google agenda in gebruik. Daar heb ik zowel mijn privé agenda, zakelijke agenda’s, mijn man zijn agenda en de familie agenda aan gekoppeld. En ja, het is nog steeds overzichtelijk. Ik houd van kleurtjes, en zo gekleurd ziet onze agenda er dan ook uit. Je kunt natuurlijk altijd de agenda’s even uitvinken die je niet nodig hebt, om voor jezelf het overzicht te bewaren.  

Papieren agenda

Natuurlijk kun je ook gewoon de papieren agenda gebruiken. Het is maar net wat je het fijnst vindt werken. Als je er maar voor zorgt, dat je agenda actueel is en dat je hem het liefst overal mee naartoe kunt nemen. Daar waar weleens een afspraak uit zou kunnen komen, althans. 

Een heel fijne papieren planner die ik je kan aanbevelen, is de: Reorganized Planner. Deze kun je helemaal naar eigen smaak en wens personaliseren. Met bijvoorbeeld een contentplanner, of wat dacht je van een mindmap kaart, of to-do’s? Zelf gebruik ik hem om mijn privé goed in kaart te brengen in combinatie met mijn zakelijke activiteiten. Daarnaast gebruik een aparte voor het bijhouden van content en de planning van de academy: ‘Virtueel Ondersteunen Doe Je Zo!‘ Echt super handig!

Anyhow, een agenda in welke vorm ook kan je helpen met:

• Structuur – het is duidelijk wanneer welke taak of afspraak op de planning staat 
• Duidelijk planning – jij weet waar je aan toe bent, maar je klant of andere omgeving ook

TIP: Gebruik een whiteboard of groot vel waar je je weekplanning op kunt schrijven. Als je de planning op meerdere plekken kunt raadplegen, dan kan het helpen met het uitvoeren van de prioriteiten. 

8. Het positieve effect op “NEE”

Het is voor veel ondernemers verleidelijk om alsmaar een Ja ‘uit te spugen’.

• Een opdracht
• Inplannen van een afspraak
• Voor een borrel…

En hoe gaan we de tijd managen dan?! Het is echt niet erg om af en toe ‘Nee’ te zeggen. Sterker nog, het kan zelfs positief werken ook. Niet alleen je planning en dus je tijd blijft onder controle, maar zodra men ziet dat je weloverwogen keuzes maakt, komen ze vaak later alsnog bij je terug.

Waarom? Omdat jij oprecht aan jouw waardevolle tijd durft te denken. Het schept vertrouwen, omdat een (potentiële) klant ziet dat je de tijd neemt voor je opdracht. Dus echt, wees niet bang om een keer die ‘Nee’ als antwoord te geven. 

9. Zorg dat je de tijd in de buurt hebt

Al kan het afleidend klinken, zorg dat je een klokje of iets van tijd in de buurt hebt. Het is namelijk zo makkelijk om de tijd uit het oog te verliezen. Natuurlijk kunnen reminders je eraan herinneren, alleen kan de druk dan wat vervelender aanvoelen. Gun jezelf af en toe de mogelijkheid om de tijd te zien, zodat je kunt bijhouden of je op schema loopt. 

10. Ken je deadlines

Eigenlijk sluit deze aan bij het stellen van je prioriteiten en bij het maken van een goede planning. Toch herhaal ik hem nog een keer. Schrijf je deadlines uit. En het liefst ook op een groot stuk papier of op een Whiteboard. Markeer de deadlines met een leuk kleurtje (tenzij het je afleidt) en zet er een reminder aan van 48 uur of zelfs 1 week van tevoren. Dan kun je namelijk nog dubbelchecken of alles op schema loopt. 

Dit waren de 10 tips voor timemanagement die ik je wilde meegeven om je tijd zo goed mogelijk te benutten. Ik hoop dat je er wat aan hebt. Wees vrij om hieronder te laten weten als je zelf nog een tip hebt om tijd beter in te delen. Of misschien wil je hieronder delen of het jou gelukt is aan de hand van de bovenstaande tips?

Need my help?

Kun je wel wat hulp gebruiken met het managen van jouw tijd? Laten we er dan samen naar kijken. Samen kijken we naar hoe we jouw tijd zo zorgvuldig en effectief mogelijk kunnen inrichten. Je kunt hier een vrijblijvende afspraak met mij in plannen. Of neem hier contact met mij op.